Diariamente nosso time de negócios se relaciona com os mais diferentes perfis de agências e marcas no mercado publicitário, apoiando ativamente estratégias comerciais e fazendo intermediações que unem marcas com suas agências ideais.
Há muitos pontos a serem considerados quando falamos de conexão de sucesso e um bom briefing sem dúvidas está entre os mais decisivos para um projeto assertivo e eficiente.
Briefing talvez seja um dos termos mais usados na publicidade, o que todos sabem é que na teoria ele tem como objetivo reunir informações, ser o ponto de partida para grandes ações e projetos, mas e na prática, será que é apenas isso? E qual a real importância dessa etapa que rege todas as fases de um trabalho?
Para entender melhor a importância de um briefing estruturado conversamos com a nossa Consultora de Negócios Gleiciane Ribeiro que há 2 anos executa com maestria a construção de briefings decisivos para execução de grandes projetos.
B.done: Gleice, nos conte sobre você e suas experiências profissionais aqui na B.done:
Gleice: Bom, minha trajetória aqui na B.done é bem interessante, comecei como estagiária no time de operações quando a empresa tinha apenas 3 meses. Passei pelo setor de Operações, Marketing e hoje completo o time de Negócios mais incrível que já conheci.
Depois de alguns meses, vendo a B.done crescer, ajudando marcas e agências e principalmente entendendo mais a fundo o propósito do nosso trabalho, logo surgiu aquele brilho nos meus olhos. E bastou apenas essa levantada de mão, boas conversas e esse desejo de crescer junto da B.done, que a nossa CEO Cáh Morandi, abriu muitas portas para mim.
Agora atuando na área de negócios, tenho a oportunidade de ouvir os gestores de marketing/comunicação das marcas e apoiá-los na busca pelo parceiro ideal, além de trabalhar lado a lado com o comercial de várias agências do mercado! Isso não é incrível?
Depois de tantas conversas e conexões, conseguimos identificar novas oportunidades de apoiar essas empresas. Estamos constantemente fazendo melhorias em nosso processo e sendo realmente um braço direito das marcas que nos procuram ou daquelas que ainda estão para nos conhecer.
Uma das premissas excepcionais para fazer essa conexão entre marcas e agências de uma forma assertiva, é elaborar um bom briefing e foi por isso que resolvi falar um pouquinho mais sobre esse processo tão importante aqui da B.done.
B.done: Com a sua experiência em qualificar marcas e entender desafios, o que um briefing precisa ter para ser considerado ideal?
Gleice: Na verdade, são vários pontos que se complementam e variam de acordo com a necessidade do cliente, perfil da empresa e modelo de negócio. Hoje quando pesquisamos no google encontramos vários modelos padrão de briefing, mas o ideal é customizá-lo conforme as características, tanto da marca quanto da agência, entender o que cada agência precisa para formular uma proposta aderente é parte desse processo, compreender as expectativas da marca é outra, e quando se está no meio dessa ponte, que é o nosso caso aqui da B.done, conseguimos ter uma visão mais ampla da expectativa e da realidade, o que é fundamental para essa primeira etapa, afinal, se o briefing não for bem estruturado o resultado certamente será comprometido com uma proposta desalinhada.
Esse briefing precisa conter informações sobre a empresa, sobre o cenário atual e suas expectativas a médio e longo prazo, além de informações sobre as pessoas envolvidas e seus desafios atuais de marketing ou comunicação. Sobretudo precisa ter um detalhamento das expectativas de prazos e entregas, verba disponível para esse projeto e possíveis restrições de divulgação, e todas informações adicionais que possam contribuir com o desenvolvimento do projeto, serão sempre bem-vindas!
B.done: Como eram suas percepções sobre briefing antes de assumir a posição de consultora de negócios na B.done? E como foi a construção das percepções que você tem hoje em relação a um briefing bem estruturado?
Gleice: Antes de assumir a função que tenho hoje na B.done eu não tinha essa visão humanizada do processo, um briefing parecia na verdade ser um questionário que precisava ser respondido. Hoje vejo que é mais do que isso, um briefing envolve conhecer o profissional que está do outro lado, compreender os seus desafios a fundo, quais são suas metas, objetivos e expectativas.
Não existe uma receita pronta, ou briefing ideal, existe aquele que é bom para determinado cliente, mas que para o outro talvez não se seja, por isso a importância da flexibilidade nesse processo.
Ter um pitch de vendas e ir preparado para uma call é essencial, mas eu valorizo muito o verdadeiro bate-papo de negócios, onde posso identificar se esse lead está realmente no momento certo de contratar um parceiro ou não.
B.done: Quais os pontos básicos que um briefing estruturado deve contemplar?
Gleice: Eu particularmente gosto sempre de seguir uma linha de raciocínio em todos os meus briefings, num bom bate-papo, com as perguntas certas, surgem as melhores informações para identificar exatamente quais são as necessidades do cliente.
Como base tenho 7 tópicos fundamentais:
1º Informações básicas sobre a marca: Quem é o meu ponto de contato nessa empresa e o que ele faz, qual o número de funcionários aproximadamente, porte da empresa, tempo de mercado, valores e propósitos, concorrentes, diferenciais em relação aos concorrentes, segmento de atuação, modelo de negócio, persona ou público-alvo, produto ou serviço, processo de vendas, ticket médio, como essa empresa gera suas oportunidades de vendas atualmente. A maioria dessas informações já conseguimos antes mesmo da call, com uma boa pesquisa de mercado!
2º Situação atual/movimento da empresa dentro do mercado: Após conhecer um pouco mais sobre o perfil da empresa, busco sempre entender como são estruturados os times de marketing, comunicação e comercial e qual o histórico de investimento da empresa em estratégias ou ferramentas de marketing/CRM, canais de divulgação, próximos lançamentos de produtos ou serviços, ou seja, qual o guarda-chuva da comunicação?. Assim temos uma noção de como será o relacionamento com a nova agência e quais são as possíveis necessidades desse cliente. Nessa etapa já surgem vários insights e possibilidades de parceria que muitas vezes nem a própria marca tinha se dado conta e que pode ser valioso na hora de formular uma proposta de valor.
3º Principais dores: Essa etapa é a mais delicada, saber ouvir é o segredo. No entanto, para ser assertivo nessa fase, precisamos gerar confiança o suficiente para que a pessoa que está do outro lado se sinta confortável e possa compartilhar suas experiências e frustrações anteriores ou citar quais as dificuldades que ela enfrenta no dia a dia e como ela espera resolver. Aqui já podemos trazer algumas possíveis soluções e demonstrar como podemos ajudá-la, até mesmo detalhando algum case com uma empresa do mesmo segmento para gerar esse senso de que ela não está sozinha e que você tem a solução para sua dor.
4º Alinhamento do escopo de trabalho e objetivos: Neste momento é de grande importância fazer uma revisão junto do cliente sobre escopo de trabalho ideal e do qual você sugere, ou caso o cliente já tenha um escopo com volumetria pré definidos, ainda assim, é necessário repassar cada uma delas para verificar se ambas as partes estão alinhadas no mesmo propósito e não causar uma impressão negativa na hora da apresentação da proposta de trabalho.
5º Prazos e cronograma: Alinhar prazos, cronogramas de atividades, expectativas de entrega e de recebimento da marca. O gerenciamento do projeto não pode faltar no briefing, ser transparente com o cliente desde a primeira conversa é imprescindível.
6º Potencial de investimento: Apesar de muitas marcas não sentirem confiança de compartilhar essa informação com as agências, ela é primordial para evitar que todo esse trabalho seja em vão, tanto para a agência que correrá o risco de elaborar uma proposta que pode não estar de acordo com o potencial de investimento da marca, quanto para marca que pode se frustrar com os valores na proposta final. Então precisa-se no mínimo de um range de valores aproximado, ou estimativa para dar sequência ao projeto.
7º Apoio da marca ou informações adicionais: Desafio estratégico, pedir orientações para criação (como por exemplo o manual da marca), identificar se existe algum fator limitante ou restritivo. Todas as informações adicionais que a marca possa compartilhar são valiosas!
B.done: Quais dicas você deixa para quem deseja estruturar um briefing ideal e eficiente?
Gleice: Quando você consegue sintetizar as informações corretas e captar qual a raiz do problema o briefing vai se completando aos poucos, então a minha dica é ter uma conversa inteligente com cada prospect, seguindo uma linha de raciocínio, mas sem deixar isso engessar a reunião, ser flexível e ficar atento aos detalhes é fundamental!
Em resumo eu diria que é preciso deixar as pessoas envolvidas confortáveis o suficiente para ver valor nessa troca, seja num ambiente virtual ou presencial. O cliente precisa entender que estamos ali para ajudá-lo a investir no sucesso da sua empresa e que temos propriedade para isso.
Outra dica que levo para meu dia a dia, é dedicar tempo para construção desse documento, saber organizar as informações de forma clara e sucinta faz todo processo ter valido a pena. Distribuir as informações seguindo uma lógica e coerência para quem tiver acesso ao documento conseguir captar o ponto de partida e o objetivo final desse projeto.
E para cada desafio de comunicação e marketing que a sua marca enfrenta, a B.done pode te apoiar. Entendemos as particularidades do seu modelo de negócio, realizamos um briefing estruturado e com o suporte das nossas especialistas em negócios te conectando com a agência ideal, saiba mais sobre nosso método de concorrência.
