Gestão Remota: como engajar seu time e manter a produtividade

Gestão remota de times imposta pelo home-office durante a pandemia tem sido um dos grandes desafios das lideranças de marketing, que querem engajar seus times e manter a produtividade. Apenas tentar replicar o que era feito no escritório pode ser um belo caminho para a frustração. Nossa entrevistada de hoje, Manuela Lenzi, conta como se adaptou ao cenário para poder garantir as entregas do time, e ainda, manter a motivação lá em cima. Vem conferir!

 

Em vésperas de completar 1 ano de pandemia no Brasil, olhamos para trás e já nos vemos muitas lições aprendidas. Nos escritórios, uma das grandes mudanças foi sem dúvida a migração para um modelo 100% remoto e a adoção do home-office. Tal modelo trouxe desafios em todos os níveis, que ficaram ainda mais evidentes nas relações líder-liderados.

Aqui na B.done, estamos em contato diariamente com lideranças de marketing de norte ao sul do Brasil. Dentre dificuldades e aprendizados, a gestão remota e o desafio em engajar os times em home-office, garantindo acompanhamento, produtividade, entrega de qualidade e empatia com as particularidades de cada membro da equipe estão entre os principais desafios dos gestores.

Para falar mais sobre esse tema, convidamos a Manuela Lenzi, Sênior Manager de Channel Partner Enablement na RD Station, com quem já tive o prazer de trabalhar pessoalmente sob sua liderança, e que tem uma carreira sólida e admirável como gestora e líder na RD, onde trabalha há mais de 7 anos.

Prontos para mais essa conversa?

 

Gestão remota de equipes

B.done: Manu, teu estilo de liderança é bem orientado a pessoas, sempre focando no desenvolvimento do seu time. Para você, qual foi o maior impacto trazido pelo home-office em termos de gestão de pessoas e o que mudou nessa relação virtual com o seu time? Você foi buscar ajuda de alguma forma para fazer a gestão remota?

Manuela: A liderança remota ainda era uma atividade que eu tinha pouca experiência quando tivemos que iniciar o home office por conta da Covid-19. Mesmo a RD tendo flexibilidade, não era comum o trabalho remoto de forma constante e com o time todo remoto. Ou seja, boa parte dos aprendizados vieram da prática e do dia a dia, igualmente os erros e aprendizados.

Em termos de gestão de pessoas tivemos que mudar o formato principal de comunicação. Mesmo já utilizando email, slack e zoom, quando tínhamos algo muito importante ou um feedback, sempre fazíamos ele presencial, olho no olho, sentido o momento. E para mim, essa foi a primeira dificuldade. Passamos a não ter mais esse modelo de comunicação, e com isso, várias skills de empatia deixaram de existir (digo deixaram, pois, outros modelos de empatia tiveram que aflorar).

Para momentos negativos e positivos também. Ou seja, o presencial amplia o impacto de boas e más notícias, enquanto o online às vezes deixa esses momentos mais mornos, ou mesmo, menos claros. A mudança veio mais nas rotinas, com aumento de 1:1s com cada pessoa do time, melhorias em processos e playbooks para evitar erros, e melhoria na capacidade de reportar. Essa última skill trabalhei muito com meu time, pois eles precisavam aprender a passar informações relevantes através de seus reports e de forma mais concisa.

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Tivemos muita ajuda da própria RD, através de iniciativas de treinamentos das lideranças, metodologias de trabalho compartilhadas, pesquisas constantes. Mas para mim, ouvir muito mais o time foi o que mais trouxe impacto.

 

B.done: E do ponto de vista dos liderados? O que você percebeu que seu time – ou até mesmo pessoas de outros times na empresa – tiveram de desafios para se adaptar a uma rotina onde o gestor não estava fisicamente presente?

Manuela: Eu acredito que o gestor tem uma grande função de motivação do time. Mostrar os caminhos, o que motiva o time a perseguir um objetivo comum. Então vejo que um dos desafios (além dos nossos desafios como sociedade que já são complexos), foi não ter um motivador externo, no caso o líder, para auxiliar nos dias que estamos mais desanimados.

Por conta da RD ser uma empresa muito focada no on-line, foi uma virada de chave relativamente simples em relação à operação do dia a dia, o que não quer dizer que foi fácil. Em uma empresa de alto crescimento que tudo muda muito rápido, o gestor é importante para fazer a cola do objetivo da empresa com o tático dos times. Eu vejo como esse é um dos maiores desafios, passar essa clareza da missão e execução constantemente para os times.

 

B.done: Na RD Station o acompanhamento de projetos e métricas costuma ser muito visual, com kanbans e dashboards. Como foi trazer essas rotinas para uma gestão remota de time?

Manuela: Na verdade, os dashboards já eram usados na maioria on-lines, no remoto o engajamento com eles aumentou, por ser uma fonte única de informações. Além disso, como existem muitos modelos de Kanbans on-line, conseguimos fazer um de->para nesses processos.

Certamente que cada time avaliou ferramentas e estruturas que fizessem mais sentido, e a empresa também trouxe soluções para usarmos. Mas certamente que vários times adicionaram mais daily meetings em suas agendas para compensar os alinhamentos do remoto. Vi também a criação de squads de diferentes áreas para garantir alinhamentos cross, como foi para o lançamento da LGPD em que toda a empresa precisava estar na mesma página.

B.done: Teve alguma dificuldade que você sentiu no engajamento ou na motivação do seu time, seja no acompanhamento de atividades rotineiras ou ainda nos rituais de celebração? Como você fez para resolvê-las?

Manuela: Tivemos que ser criativos para manter essa motivação, no meu time inventamos algumas coisas como: todos os dias quando as pessoas estão “indo embora” do trabalho, cada uma conta algo do seu dia ou da vida. Tivemos história de uma pessoa que viu seu gato sonhando pela primeira vez, outra que passou a cozinhar comidas que nunca tinha feito, outra que dava dica de locais para pedir comida, ou uma brincadeira que inventou para o filho. Isso por slack, como se estivéssemos contando algo na mesa.

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Também montamos momentos de jogos online, compartilhamentos de música, e momentos de estudos juntos. Colocamos cursos e assistimos juntos e discutimos os aprendizados. Eu pessoalmente sou uma pessoa mais apegada ao presencial, então tive que realmente buscar formas de ver os benefícios do remoto para meu time.

Por exemplo, uma pessoa pode acompanhar mais de perto o desempenho do filho na escolha, outro pode ficar mais perto do animal de estimação, vários descobriram novos hobbies que antes não tinham tempo. Vamos completar 1 ano de home office 100% e certamente ganhamos uma musculatura a mais na forma que trabalhamos. Acredito que agora temos “músculo” para qualquer modelo que vier.

B.done: Conversando com alguns gestores, vejo que muito da dificuldade na gestão remota vem do perfil do gestor querer ter um certo “controle” das pessoas no monitoramento de atividades para ter certeza que o time está “trabalhando” e sendo produtivo. Como você acha que é possível contornar essa situação para que a produtividade se mantenha, mas que o time consiga desenvolver sua autonomia?

Manuela: “Go Hard on Process, Soft on People”. Aprendi esse conceito em um curso que fiz em Harvard, e nunca mais larguei ele. Significa garantir que o processo esteja bem organizado: se você precisa que o time siga um passo a passo, defina esse passo a passo com eles. Se precisa que seja preenchido algo, defina o que tem que ser preenchido. Se as regras do jogo forem seguidas e mais que isso, alinhadas, fica muito mais fácil quando os problemas aparecerem.

Não são as pessoas que não sabem ou não conseguem, são os processos que não foram bem formulados. Até na hora de dar um feedback você pode avaliar o processo. No caso de uma pessoa deixar de fazer alguma entrega, a análise tem que começar: as datas estavam alinhadas? O passo a passo estava claro? O playbook estava disponível? Primeiro eu avalio isso, e geralmente fazer ajustes nesta fase, faz com que você não “culpe” as pessoas por problemas e erros.

 

B.done: E o modelo de home-office, fica pra sempre, volta 100% pro escritório ou tende a funcionar num modelo mais híbrido? Quais são suas perspectivas para esse ano?

Manuela: Acho que todo mundo já se perguntou isso, fizemos na RD uma grande pesquisa com todos os funcionários que chamamos de “O Futuro do Trabalho”. Os times de pessoas avaliaram cada resposta, e com isso estão montando um melhor modelo de trabalho para quando a pandemia acabar e todos estiverem vacinados. Pessoalmente eu acredito que ele deve ser mais híbrido, permitindo essa flexibilidade.

B.done: Com o home-office forçado pela pandemia, várias pesquisas apontaram como as mulheres têm sido mais impactadas negativamente, uma vez que, a estrutura patriarcal da sociedade faz com que recaia sobre nós (mulheres) muitas das obrigações domésticas (filhos, casa, etc), infelizmente. Como gestora, o que você entende ser o papel da empresa/gestores e dos colaboradores para lidar com a situação, sem deixar a empatia de lado, sem causar mais pressão, e ainda ser produtivo e ter resultados?

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Manuela: Eu acredito que o gestor tem que ir em busca de todas as ferramentas possíveis para auxiliar seu time. Sei também que estou falando para um grupo privilegiado de pessoas que podem trabalhar remoto, que trabalham com tecnologia e que estão em empresas mais abertas à diversidade. Então o que eu falar aqui pode caber para poucos casos e aplicados ao nosso universo tecnológico.

Na minha visão, o formato que melhor funcionou foi adaptar as rotinas para cada caso. Eu tenho pessoas com filhos no meu time e busquei entender qual era a atual rotina dela, que horários seriam melhores para flexibilizarmos. E com isso, montamos uma agenda adaptada, e alinhamos essa agenda com o resto do time.

E como falei antes, qual o processo que precisa ser seguido para que a empresa também tenha os resultados? Quanto tempo vai precisar? Precisa ser todos os dias das 9h as 19h ou poderia ser um dia das 8h as 15h e outro dia das 10h ás 20h? Existe algum empecilho que vá fazer o processo quebrar esta semana? Conseguimos usar outro recurso para fazer o processo acontecer? Se você tem um bom mapeamento dos seus processos, a forma que ele vai acontecer deixa de ser a mais importante, pois existem milhares de forma de fazê-los.

B.done: Para finalizar, se você pudesse pontuar 3 dicas de ouro na gestão remota de times para ajudar os líderes a engajarem suas equipes e manter uma comunicação mais fluida e sem ruídos, quais seriam essas dicas?

Manuela: Bom, vamos lá:

  • Repetição -> A educação vem da repetição, o alinhamento vem da repetição, resultados duradouros vem da repetição. Se você puder repetir o máximo de vezes algo, faça (busque uma forma de escalar isso). Mas quando quero que algo fique claro, escrevo um pitch e falo em uma reunião. Depois mando o pitch por email, slack, mando um bolo para casa de cada um com essa mensagem.
  • “Go Hard on Process, Soft on People” -> se seu time está errando ou não atingindo os resultados, primeiramente avalie se seus processos estão claros, seus playbooks, formatos de acompanhamento. Faça um alinhamento do que está impedindo a pessoa de seguir aquele passo a passo.
  • “Não tenha tanta certeza sobre alguma coisa que impeça de pensar em algo ainda melhor” -> Ou seja, não existe só uma forma de atingir resultados, pense em novos formatos, pense em alinhamentos de horários diferentes para o time, pense em novos processos. Não adianta acharmos que vamos manter os mesmos resultados com os mesmos métodos do presencial.

 

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Escrito por:

Débora Brauhardt
Débora Brauhardt
Especialista em Gestão da Criatividade e Inovação e mais de 12 anos de carreira em estratégias de negócios, marketing, customer success, gestão e internacionalização em empresas como Parque Tecnológico Itaipu, Resultados Digitais e Octadesk.